Obligados a enviar información exógena 2025: guía práctica | Kontalid
Obligados a enviar información exógena 2025: cómo saberlo y qué formatos le tocan a tu cliente
La temporada de exógena 2026 ya empezó. Los grandes contribuyentes tienen vencimiento desde el 28 de abril, y el resto arranca desde el 14 de mayo. Eso significa que ahora mismo hay contadores revisando cliente por cliente si aplica o no, cuál numeral le corresponde y qué formatos hay que montar.
Si estás en ese punto, este artículo te ahorra horas de leer la Resolución 227 de 2025. Aquí está lo que necesitas para determinar, con seguridad, si tu cliente está obligado a enviar información exógena 2025 y exactamente por cuál numeral.
Esto no reemplaza la normativa, pero sí te da la claridad suficiente para arrancar sin quedar paralizado frente a la pantalla.
Tabla de contenidos
Antes de empezar: el cierre contable no es opcional
Cómo saber si tu cliente está obligado a reportar
Los formatos más importantes y sus puntos críticos
Los errores que más se cometen (y cómo evitarlos)
El paso que muchos dejan para después y que después sale caro
Antes de empezar: el cierre contable no es opcional
Antes de iniciar la exógena, confirma que el cierre contable y fiscal de tu cliente esté listo. Si hay ajustes pendientes, los saldos que reportes no van a cuadrar, y esa inconsistencia tiene consecuencias.
La recomendación práctica de Luz Helena, contadora y maestra de contadores que dictó el Taller Exógena PRO 2026, es trabajar el borrador de renta y el borrador de exógena al mismo tiempo. Así las cifras cruzan desde el principio y puedes justificar las diferencias antes de enviar.
No es un paso adicional de trabajo: es lo que evita que después de enviar tengas que corregir. Y enviar con errores también genera sanción.
Cómo saber si tu cliente está obligado a reportar
Aquí está el corazón del asunto. La pregunta no es "¿está obligado?" en abstracto, sino "¿por cuál numeral y bajo qué condiciones?". La respuesta depende del tipo de contribuyente.
Numeral 4 — Personas naturales del régimen ordinario
Este es el que más genera dudas, especialmente cuando el cliente solo tiene ingresos laborales o honorarios.
Para que una persona natural del régimen ordinario esté obligada por el numeral 4, deben cumplirse dos condiciones al mismo tiempo:
Ingresos brutos superiores a 11.800 UVT en 2025 ($587.628.200) o en 2024 ($555.367.000). Con que uno de los dos años cumpla, ya hay obligación.
Rentas de capital y/o no laborales en 2025 superiores a 2.400 UVT ($119.517.600).
Si tu cliente tiene solo rentas laborales o solo honorarios, no está obligado por este numeral. De entrada, no le toca.
Para el tope de ingresos brutos se incluyen todos los ingresos ordinarios, extraordinarios y ganancias ocasionales, excepto la venta de casa de habitación. Y si el cliente sí está obligado, solo se reporta la información relacionada con sus rentas de capital y/o no laborales, no todo.
Numeral 4 — Personas naturales del régimen simple
Acá la evaluación es más directa. Solo aplica el tope de ingresos brutos (11.800 UVT en 2025 o en 2024). La condición de rentas de capital y no laborales no aplica para el régimen simple.
Numeral 5 — Personas jurídicas (cualquier régimen)
Las personas jurídicas están obligadas si tuvieron ingresos brutos superiores a 2.400 UVT en 2025 ($119.517.600) o en 2024 ($112.956.000). Con que uno de los dos años cumpla, reportan.
Numeral 6 — Agentes de retención
Este numeral funciona diferente según el tipo de contribuyente:
Personas jurídicas: nacen con la obligación desde que se constituyen. Siempre reportan, así no hayan tenido ningún movimiento. Como mínimo, deben enviar el formato 1010.
Personas naturales del régimen simple: solo aplica si efectivamente practicaron retenciones (Concepto DIAN 11866 de 2025). No basta con ser responsables de IVA.
Personas naturales del régimen ordinario: aplica si son agentes de retención por renta (ingresos o patrimonio superiores a 30.000 UVT = $1.411.950.000) o si practicaron retención por IVA. Ser responsable de IVA por sí solo no genera la obligación.
Un detalle que confunde: ser responsable de IVA no obliga a reportar exógena. Hay que verificar si efectivamente se practicó retención.
¿Ya sabes cuáles de tus clientes reportan? El siguiente reto es validar que sus terceros estén correctamente identificados antes de montar los formatos. Kontalid hace esa validación de forma masiva, mientras sigues trabajando. Conoce cómo funciona
Los formatos más importantes y sus puntos críticos
Saber que tu cliente está obligado es la mitad del trabajo. La otra mitad es saber qué formatos montar y qué errores evitar en cada uno.
Formato 1001 — Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
El más importante y el más complejo. Hay dos reglas que hay que tener muy claras:
Las cuantías menores (pagos que no superan 3 UVT = $149.397) solo van en el grupo genérico de cuantías menores si no se practicó retención. Si hubo retención, el tercero se identifica sin importar el monto.
La compra de inventarios y activos fijos va en la columna DEDUCIBLE. Los contribuyentes del régimen simple reportan todo en la columna NO DEDUCIBLES.
Personas del exterior sin identificación: tipo de documento 43, código genérico 444444001 en adelante. Esto no aplica para personas naturales del exterior, que siempre tienen identificación.
Los pagos por honorarios, servicios o comisiones con retención de las tablas 383 o 392 van en el formato 2276, no en el 1001.
Formato 1003 — Retenciones a favor del declarante
No admite cuantías menores: todos los terceros se identifican. Un punto específico: para la retención por IVA, la base a reportar es el valor del IVA, no el subtotal de la compra.
Formato 1010 — Socios y accionistas
Reporta el valor nominal de las acciones, no el patrimonial. Y ya no hay tope mínimo de 3 millones: se reporta desde 1 peso.
Formato 1011 — Información de declaraciones tributarias
Este formato no pide terceros, solo valores. Pero tiene una regla de cuadre: la suma del 1011 (parte patrimonial) más el 1012 debe coincidir exactamente con el patrimonio bruto de la declaración de renta o del anticipo simple. No se debe duplicar en el 1011 lo que ya va en el 1012 (saldos bancarios, CDT, acciones).
Formato 1009 — Saldo de pasivos
Sobre las cesantías: van en cabeza del fondo si se consignaron allí; en cabeza del empleado si se pagaron directamente. Los parafiscales (salud, pensión, ARL, caja) siempre van en cabeza del fondo, nunca del empleado.
Formato 2276 — Pagos laborales y honorarios
Los pagos por honorarios, servicios y comisiones con retención de las tablas 383 o 392 van en este formato, no en el 1001. Incluye el valor de las retenciones practicadas.
Formato 2820 — Venta de acciones que no cotizan en bolsa
Este es nuevo para la exógena 2025. El prevalidador aún no lo tiene disponible. Si alguno de tus clientes vendió acciones que no cotizan durante 2025, necesitas documentarlo por escrito. Y si no recibes respuesta del cliente, también documenta eso.
Contratos de colaboración empresarial
Consorcios, uniones temporales y cuentas en participación son un caso especial: envían exclusivamente los formatos del 5247 al 5252, más el 2276. Tienen prevalidador especial.
Los errores que más se cometen (y cómo evitarlos)
Además de los errores técnicos por formato, hay tres situaciones que aparecen temporada tras temporada.
Enviar sin verificar el estado del envío. Enviar no es suficiente. La DIAN puede recibir el archivo y marcarlo con errores. La recomendación es enviar al menos 3 días antes del vencimiento y verificar al día siguiente que quedó en estado exitoso. Enviar con errores genera sanción igual que no enviar.
Mezclar formatos. El error más común del 1001 es incluir pagos que corresponden al 2276. Si los honorarios con retención de tablas 383 o 392 terminan en el 1001, la información queda mal reportada y puede generar inconsistencias frente a la declaración.
Duplicar el GMF. El gravamen a los movimientos financieros solo va en un formato, sea el 5101 o el 5015. Duplicarlo genera un reporte que no coincide con la declaración.
El paso que muchos dejan para después y que después sale caro
Saber qué formatos enviar es necesario, pero no suficiente. Uno de los errores más costosos en la exógena es reportar con NIT o razón social incorrectos.
Cuando un tercero aparece mal identificado, puede quedar obligado a declarar renta sin haber tenido relación comercial real con el cliente. Eso genera requerimientos de la DIAN, correcciones, y un problema que no era tuyo pero que terminó siéndolo.
La validación masiva de terceros antes de montar los formatos es lo que cierra ese riesgo. No es un paso de lujo para quien tiene tiempo: es lo que separa una exógena tranquila de una que vuelve a los dos meses con un requerimiento encima.
Ya sabes qué formatos le tocan a tu cliente. El siguiente paso es validar que cada tercero tenga su RUT en regla antes de montar los formatos. Kontalid lo hace de forma masiva, en segundo plano, mientras sigues trabajando. Suscríbete y entra a la temporada más tranquilo.
Preguntas frecuentes sobre quién está obligado a enviar información exógena 2025
¿Una persona natural que solo tiene ingresos laborales está obligada a enviar exógena? No. Para que una persona natural del régimen ordinario esté obligada por el numeral 4, debe tener rentas de capital y/o no laborales en 2025 superiores a 2.400 UVT ($119.517.600), además de superar el tope de ingresos brutos. Si solo tiene rentas laborales u honorarios, no aplica.
¿Desde cuándo hay vencimientos para la exógena 2025? Los grandes contribuyentes tienen vencimiento desde el 28 de abril de 2026. Las personas jurídicas y naturales del resto tienen plazo entre el 14 de mayo y el 12 de junio de 2026, según el último dígito del NIT.
¿Una persona jurídica que no tuvo movimiento en 2025 tiene que enviar exógena? Sí, si está obligada por el numeral 6 (agentes de retención). Las personas jurídicas nacen con esa obligación desde su constitución y deben enviar como mínimo el formato 1010, aunque no hayan tenido actividad.
¿El formato 2820 tiene prevalidador disponible? No. Para la exógena 2025, el prevalidador del formato 2820 (venta de acciones que no cotizan en bolsa) aún no está disponible. Si alguno de tus clientes vendió acciones durante 2025, documenta el hecho por escrito.
